Делопроизводство – с чего начать, что должен знать и уметь специалист

В небольших компаниях их функции могут взять на себя секретари. Но в более крупных организациях, это отдельная должность. Причём она достаточно важная и вполне востребованная. В любой организации требуются те, кто занимается бумажной работой.

Содержание

В этой статье вы узнаете:

• Суть профессии
• Что должен уметь
• Что нужно знать
• Где учиться
• Развитие и практика
• Личные качества
• Заключение

Суть профессии

На своей работе делопроизводитель занимается сугубо бумажной работой. То есть регистрацией, учётом и отправкой на хранение различной документации организации, как внутренней, так и входящей. Он принимает многие из них, определяет, куда их направить далее и может принимать решения по устройству систему документооборота.

Что должен уметь специалист

На данную вакансию не получится прийти без какой-либо подготовки, специалист должен уметь:

• принимать и регистрировать различные документы
• передавать их по адресатам
• вести банк данных компании
• обеспечивать беспроблемный поиск/доступ к документации
• подготавливать бумаги для архивации и отправлять их туда

Что нужно знать / изучать

Подготовка к профессии делопроизводителя отличается достаточно ясным охватом необходимых знаний, в неё нужно включить:

1. Делопроизводство. Работа делопроизводителя прежде всего связана с обработкой различной документации. Поэтому надо досконально познакомиться с этой профильной для вас дисциплиной. Необходимо понимать в том, как устроен документооборот в организациях и методах его организации. Познакомьтесь с созданием и оформлением различной документации, а также стандартах хранения и порядке передаче в архив.

2. Нормативно-правовая база . Невозможно качественно освоить профессию делопроизводителя, не изучив соответствующие подзаконные акты и нормы. Обратите внимание на основные положения Единой государственной системы делопроизводства, просмотрите трудовой кодекс и ГОСТ касательно подготовки и обращения с документацией. В общем, тема эта достаточно обширная, но нужная для специалиста.

3. Русский язык. Корреспонденция, акты, договоры, приказы, распоряжение и просто деловая переписка – со всем из этого вы будете сталкиваться в своей работе. Причём необязательно только принимать и передавать далее по цепочке, зачастую может потребоваться и самому этим заниматься. Поэтому такой специалист должен быть достаточно грамотным и писать без глупых ошибок, как в бумагах, так и при общении.

4. Офисное ПО. Существенная часть вашего труда будет связана с компьютером и стандартным пакетом программ для офиса. То есть это общеупотребимые Word, Excel, Power Point, а также подобные приложения или их аналоги. Полезно будет овладеть и специализированными комплексами для делопроизводства и электронного документооборота. Например, популярный продуктом в отечественном экономическом пространстве 1С документооборот или подобным приложением.

5. Оргтехника. Навыки обращения с различной офисной техникой, тоже необходимы делопроизводителю. Помимо компьютера, такому специалисту нужно уметь пользоваться на достаточном уровне факсом, копиром, принтером, сканером и даже телефоном. Например, при обращении с последним, нужно не просто уметь принимать и совершать звонки, а переключать их на другой телефон.

6. Иностранный язык. Определённое преимущество даёт подобное знание. Благодаря этому специалист сможет работать с документацией на иностранном языке и вести соответствующую переписку. Наиболее востребованный вариант английский, но можно выбрать и иной.

Где учиться

Самостоятельно:

• Для обучения на делопроизводителя, можно воспользоваться соответствующими учебными материалами, в виде учебников, самоучителей и справочников. Придётся приложить много усилий, но результат будет. Правда вы не получите реального опыта, и никто кроме вас не сможет подтвердить пройденную подготовку.

• Попробуйте поискать цикл видео лекций по теме. Это удобно и похоже на обучение в университете. Но при этом нет заданий от преподавателя, их придётся искать самому.

Курсы:

• По делопроизводству можно найти курс подготовки. Вы получите качественную теорию и сможете их отработать при выполнении полученных заданий. А по окончании учёбы обычно выдаётся сертификат, подтверждающий получение специализации. Из минусов данного варианта можно отметить только один, это необходимость оплаты обучения.

• Есть выбор учебных центров. Вы можете сравнить условия обучения.

Список курсов – https://www.rosbo.ru/study/themes/deloproizvoditel

Развитие и практика

Помимо общей подготовки к профессии, специалисту и в дальнейшем требуется продолжать свою подготовку:

• Изучать стандарты работой с документацией придётся всю свою профессиональную деятельность. Они периодически меняются, а при работе в международной компании нужно следить ещё и за иностранными нормами.

• Делопроизводителю надо уметь хорошо обращаться с офисной техникой, ПО и средствами обеспечения электронного документооборота. Следите за появившимися новинками в этой сфере и учитесь с ними работать.

• Поднимать свой уровень знаний надо и в конкретной области бизнеса компании. То есть надо иметь работу по профилю. Дополнительно это не даст вашим навыкам устареть, ведь вы будете активно их использовать.

Какие качества нужно развивать

Для специалиста в области делопроизводство, важно иметь определённые склонности и черты личности для работы, как то:

• Старательность (подобная работа требует тщательного исполнения)

• Ответственность (документы нуждаются в ответственном отношении к любой деятельности с ними связанной)

• Внимательность (опять же ввиду важности документационного обеспечения, нельзя допускать ошибок при их составлении и обращении)

• Аккуратность (подготовка всевозможных бумаг и распоряжений должна вестись аккуратно, это влияет на имидж компании)

• Коммуникабельность (в этой работе иногда приходится много общаться, как вживую, так и по переписке, учитесь делать это)

Заключение

Профессия делопроизводителя достаточно востребованная и универсальная. С ней вы сможете работать в любой сфере бизнеса. При этом вы вполне сможете построить успешную карьеру в этом направлении. Да в небольших компаниях обычно хватает одного такого специалиста, зачастую простого секретаря. Ну а в большой организации вы можете расти вплоть до начальника соответствующего отдела или помощника руководителя.