Документовед, специалист по документообороту – описание профессии и где учиться

«Те, кто плюет на документы, — воск в руках тех, кто на них не плюет». Айрис Мердок

Содержание

В этой статье вы узнаете:

• Кто это и чем занимается
• Где получить образование
• Чему вы научитесь
• Уровень зарплат и востребованность
• Плюсы и минусы профессии
• Кому подойдет / Личные качества
• 4 анекдота о документах

Кто такой Документовед, специалист по документообороту и чем он занимается?

Название профессии произошло от латинского слова documentum, которое переводится на русский язык как «доказательство». Изначально работа документоведов заключалась в фиксации юридических аспектов различных событий. В том виде, в котором документоведение существует сейчас, оно сформировалось 100 лет назад, когда бельгийский юрист Поль Отле расширил понятие «документ». Данный статус приобрела любая зафиксированная на бумаге или других носителях информация. В результате объемы документации выросли многократно. Чтобы регистрировать и учитывать их, понадобились квалифицированные специалисты, документоведы. Их деятельность схожа с работой делопроизводителей.

Эти профессии родственные, но разные. Документоведы занимаются организацией документооборота на предприятиях. Делопроизводители – менее квалифицированные специалисты, которые готовят и пересылают официальные бумаги в различные отделы и учреждения. В крупных организациях несколько делопроизводителей трудятся под руководством документоведа.

Обязанности специалиста

Прерогатива документоведа – организационная работа. Подготовку документации можно сравнить с производственной технологией, например, при изготовлении деталей для механизмов. Каждый официальный документ имеет утвержденную форму, составляется по определенным правилам, соответствует нормативно-правовым актам. Устаревшая документация должна быть помещена в архив. В связи с этим документовед обязан выполнять следующие действия:

• учитывать и хранить различные документы
• планировать и обеспечивать документооборот в учреждении, на предприятии
• внедрять современные системы ведения документации, в том числе электронные базы данных
• организовывать обучение и повышение квалификации сотрудников

Со стороны труд документоведа может показаться рутиной. Но от нее в любой организации зависит множество процессов, от приема на работу новых сотрудников до прохождения налоговых проверок.

Где получить образование

Чтобы начать работу в отделе документационного обеспечения, управлении делами или канцелярии, понадобятся специальные знания. Обучающие программы позволяют новичкам освоить профессию с нуля или сменить профиль работы представителям смежных специальностей.

Выбирайте программы обучения, сравните условия нескольких учебных центров:

https://www.rosbo.ru/study/themes/dokumentooborot

Чему вы научитесь / Что должен знать и уметь специалист

На первый взгляд может показаться, что круг знаний и навыков документоведа ограничивается правилами составления различных официальных бумаг. Но на этом сфера профессиональных компетенций не ограничивается. Специалист должен легко ориентироваться в:

• правовых аспектах и схемах делопроизводства
• трудовом законодательстве
• нормативных распоряжениях и актах, которые регламентируют оформление документации
• порядке составления и хранения бумаг
• методах экспертизы их ценности
• правилах и технических условиях хранения бумаг
• основах работы с офисными программами и базами данных

Документоведам надо уверенно пользоваться распространенными СУБД. Важным преимуществом специалиста является владение основами программирования. Если такими знаниями он не обладает, ему стоит сотрудничать с программистами и системными администраторами, так как любой документ компании должен быть доступен для поиска на ее внутренних серверах.

Обучающие программы помогают будущим специалистам познакомиться с:

• организацией делопроизводства
• схемами документооборота
• порядком составления документов, а также сроками и порядком их сдачи в архив
• применением информационных технологий в рамках документооборота

Уровень зарплат и востребованность

Современные документоведы – это эксперты по управлению информационными потоками. Сейчас профессия переживает второе рождение. Толчком к нему стал перевод документооборота в электронный формат.

Плюсы и минусы профессии

Готовясь освоить профессию документоведа, надо учитывать те преимущества и недостатки, с которыми придется столкнуться на практике.

Преимущества

• универсальность, широкие возможности трудоустройства
• посвященность в деловые секреты компании
• возможность организовать собственный бизнес, например, аудиторскую фирму

Недостатки

• высокий уровень ответственности
• сложность трудоустройства по профессии без опыта работы

Кому подойдет / Личные качества

На профессиональном поприще документоведения без склонности к «бумажной» работе обойтись невозможно. Помимо этого качества хорошие специалисты должны обладать:

• внимательностью
• исполнительностью
• аккуратностью
• дисциплинированностью
• коммуникабельностью
• организаторскими способностями
• хорошей памятью
• эрудированностью

4 анекдота о документах

1. Если чиновник требует от вас кучу документов, приложите туда ещё и "Разрешение на ношение огнестрельного оружия " – уверен, ваши дела пойдут быстрее.

2. Проверяющий на одесском рынке: — У вас есть документы на эту рыбу? — А шо вам надо? Свидетельство о смерти?

3. Эдисона, с детства отличавшегося любовью к точности, учитель однажды спросил: — Где была подписана Декларация независимости? Тот дал точный ответ, хоть и не выучил урок: — Внизу, сэр. Документы всегда подписывают внизу.

4. — Отправьте мне эти документы по факсу. — К сожалению, там, где я сейчас нахожусь, факс отправить невозможно. — А где вы находитесь? — В 2021-м.